効果的な請求書作成のための7つのヒント

中小企業のオーナーとして、あなたはおそらくあなたがしていることを愛し、あなたができるならば、あなたがそれを無料で行うと言っているかもしれません。しかし、一日の終わりには、ビジネスを継続させるためにキャッシュフローが必要です。

アン 請求書 あなたが提供した商品やサービスのために顧客に送付される請求書です。販売されたもの、顧客がどれだけ借りているもの、いつ、どのように顧客が支払うべきかについて記述しています。大企業では、会計士が専用の請求書を発行していますが、ほとんどの中小企業オーナーはそれを自分で行う必要があります。 1000人のアメリカの中小企業オーナーを対象としたIntuitの調査によると、平均的な中小企業は、任意の月に延滞した支払いで5,000ドル以上を待っています。

Investmentmatomeは、起業家がどのようにして請求書をより効率的に作成し、より早く支払いを受けることができるかについて、会計士と請求担当者に話しました。

1.プロセスを自動化する

既にソフトウェアをインストールしていない場合は、ソフトウェアを設定して請求書を自動化してください。 QuickBooks、Xero、FreshBooks、Wave Accountingなどのほとんどの会計プラットフォームには請求機能が含まれています。また、Bill.com、Hiveage、Billbooksなどの請求書専用サービスにサインアップすることもできます。

Billboardの最高経営責任者（CEO）であるSagar Kogekar氏は、「ExcelとPDFからクラウド請求書作成アプリケーションに移行するときが来た」とInvestmentmatomeに電子メールで伝えている。 「そこにはソフトウェアのヒープがあり、あなたが時間とコストを節約することができます。」

ワシントン州ベルビューにあるコンサルの200社を超える中小企業のリーダーを対象に、自動化された請求書発行サービスと経費管理製品を企業に提供する2015年の調査によると、約70％の中小企業が請求ソフトウェアを使用しています。

請求書発行ソフトウェアを使用すると、間違いを減らし、お金を節約できます。供給管理を研究しているボストンの会社であるArdent Partnersの2012年のレポートによると、課金プロセスを自動化する企業は、請求書発行コストを40％から70％削減します。自動化はまた、請求書作成をより迅速にし、起業家がビジネスの実行に専念できるようにします。

「手作業のデータ入力帽ではなく、CFO帽子をかぶって貴重な時間を費やすことができます」Concur製品管理ディレクターのJessica Staley氏はInvestmentmatomeに語っています。

2.書面による書簡を送る

可能であれば、提供している製品やサービスを提供する前に、お客様の期待を管理してください。見積もりには、現金、クレジットカード、小切手、オンラインのいずれであっても、仕事の見積もり費用と支払いの受け方が含まれていなければなりません。ご注文を承諾する前に、お客様がお客様の条件を書面で承諾することを確認してください。

Wave Accountingの製品マーケティングマネージャー、Sara Rosenfeld氏は次のように語っています。「私はすべてを文書化するのが大好きです。

3.短期支払い条件を設定する

顧客に請求書を送信する場合は、支払いの時間枠を指定します。標準は通常30日以下ですが、任意の時間を選択できます。

1200万件を超える請求書のXero分析によると、平均債務者は2週間遅れて支払う。 Xeroの専門家は、現実的に30日以内に支払いを受ける場合は、13日以内に支払い条件を設定することをお勧めします。 Xeroの会計責任者であるAmy Vetter氏は、オンライン請求書発行により顧客の支払いをより簡単に行うことができます。

Vetter氏によると、Investmentmatome氏は次のように述べています。「人々はオンラインでの支払いに慣れています。 「こうした短期間の支払い条件を顧客に設定する方がずっと受け入れられる」

4.番号システムを作成する

請求書に番号を付けることで、税務上の入金を追跡するのに役立ちます。文字、数字、またはこれら2つの組み合わせを使用して、各請求書に印を付けることができます。あなたに適したシステムを選択してください。しかし、請求書作成の専門家は、最初の請求書に "001"を使用しないことをお勧めします。高い数字から始めれば、たとえ新しいビジネスであっても、顧客があなたを確立された専門家と見なすのに役立ちます。

プロンプトを少しだけプロフェッショナルとしてやってきるために、まずは0053から始めてください。」とFreshBooksのプロダクトマーケティングディレクター、Faraz Shafaghi氏は言います。

5.丁寧な言葉を使う

それはわずかなように見えるかもしれませんが、請求書に「支払う（日付）」および「あなたのビジネスに感謝します」というフレーズを使用すると、給料を得るチャンスが増えるでしょう、とShafaghiは言います。時間や早期に支払う顧客には、感謝状や電子メールを送信することもできます。

会計ソフトウェア会社のSage North Americaの製品管理マネージャーであるMike Savoryは次のように述べています。「提供している他の製品やサービスを顧客に忘れずにやり直したいと思っています。

6.請求書を速やかに送付する

サービスを完了したり、顧客に商品を発送した後は、すぐに請求書を送付してください。これにより、顧客の頭の中にとどまり、迅速性のための先例を設定するのに役立ちます。

可能であれば、顧客がApple PayやSquareなどのモバイル決済システムを使用して現場で支払いできるようにします。 Wave、Flint Mobile、QuickBooksなどの請求システムによっては、ビジネスオーナーがモバイル支払いを受けられるようになっています。

7.フォローアップ

すぐにお支払いがない場合は、お支払い期限についてお客様に通知してください。 Wave AccountingのRosenfeld氏によると、支払期日が到来する1週間前、期限が到来した日、遅くなってから1週間後にリマインダーを送信するのが適切です。5,000ドルの注文のような高額商品については、より頻繁なリマインダーを送ることは許容されます。

追跡調査の電子メールが多すぎることが懸念される場合、Rosenfeldは請求書発行ソフトウェアを使用してクライアントに自動支払通知を設定することを提案しています。

セイジ・ノース・アメリカのサボリーは、「リマインダーの送付や未払いの請求書のフォローアップは、あなたが顧客と結んだ関係に対する失礼や侵害とみなされることを心配しないでください。 「あなたはビジネスを営んでおり、迅速かつ完全な支払いの必要性は誰にも驚きではありません」

中小企業のスタートと実行に関する詳細については、当社のサイト「スモールビジネスガイド」をご覧ください。

Teddy Nykielは、個人財務を担当するスタッフライターです。 Investmentmatome 。 Twitterで彼女に従ってください @teddynykiel 〜と Google+.

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