請求書が却下されました：企業の請求に関するトップ8のヒント|

企業または法人顧客との取引を終了することは、あらゆる規模のビジネスにとって大きな助長です。

あなたが望むようにスムーズに行くこともできますし、完全に混乱することもありません。それはあなたの顧客に請求する方法によって異なります。一度受信して記録すると、インボイスは何かが間違っていないかぎり、あなたのアカウントに当たる金銭をもたらす一連のプロセスを引き起こします。

請求書を時間通りにクリアするための鍵は細部にあります。以下のヒントは、買掛金と売掛金の2年間からのもので、それに従うことで時間とお金とストレスが軽減されます。

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1。あなたの請求書が実際にどこに行くのかを知る

大企業を扱う際には、外注と自動化の最初のプロセスの一つであることに注意する必要があります。自動化があるところでは、エラーの許容範囲はnoneの隣にあります。これはあなたの請求書にも当てはまります。

これは、異なる国の人（および異なるタイムゾーンさえも）があなたの請求書を予約している可能性があることを意味します。それが第三者であろうと共有サービスセンターであろうと、品質基準は厳格です。彼らは何かがオフであるというわずかな疑いで、特に小さなベンダーからの請求書を拒否するのをためらっていません。また、APは大量の文書を扱い、それぞれの文書は非常に迅速に評価されます。すべての請求書を詳細に分析する時間はありません。それは正しいかどうか、それだけです。請求書が承認され、すぐに承認されるようにしてください。どうやって？まあ、遵守して！

2。

私が見た支払いの問題の大半は、クライアントの課金要件を単に追うだけで簡単に回避できました。しかし、取引の設定に関わる人が多くなればなるほど、この情報が失われる可能性は大きくなります。

営業担当者は、請求指示を受け取ることがよくありますが、新しいリードを確保することに集中するにつれて、

販売と請求が同じページにあることを確認します。

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3。インボイスが正しく発行されたかどうかを確認するため、請求書の読み取りを可能にします。

電子請求書または請求書を送信するかどうかは、当初の段階でスキャンされ、請求書を読むソフトウェアに送られます。 APアカウンタントは次にそれらを検証します。

これは多くのことがうまくいかないところです。まず第一に、これらのアプリケーションは色を読みにくいです。あなたはあなたの請求書に色々な香りをつけるように誘惑されるかもしれませんが、簡単に保つのが最善です。

また、請求書を自分でスキャンしないでください。得意先のシステムに表示されるイメージは、読めなくなります。

重要な情報（請求書日付、期日、番号、PO番号、会社名と住所、金額、税率）が目立つことを確認してください。彼らは最初の一見で容易に見つけることができなければなりません。それ以外の場合、情報が実際に存在していても、インボイスはすぐに却下される可能性があります。

4。正しいエンティティに請求する

会社が大きくなればなるほどエンティティが多くなる可能性があります。

多くの仕入先は、正確な請求先住所が不明な場合に、法人本社に請求書を送付する傾向があります。 APはそれらを拒否し、訂正された詳細で文書を再送するよう頼んでいる。

また、会社名や住所を短くしないでください。一部の国（シンガポールなど）はこれに関する厳しい規制を設けており、APは略語や詳細がない請求書を受け付けないことがあります。

これは不合理に聞こえるかもしれませんが、間違った階または番号クライアントのアドレスに

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5。購買発注を尊重する

お客様は、請求書に注文書（PO）番号が必要になる可能性が非常に高いです。そうであるかどうかを確認し、POに含まれるすべての情報を遵守してください。

POは、APがこの番号を使用して請求書を予約するときに最初に探すものです。それが存在しないか、見つけにくい場合は、請求書が却下され、意図した支払いが実行されなくなる可能性があります。 POがカバーする財務期間と利用可能な現金を追跡します。時代遅れのPOまたは期限切れのPOで請求書を送付する場合は、数週間ではなく数日を遅らせるようにしてください。これは、1会計年度/四半期から別の会計年度/四半期に移行する際に特に問題となります。

1つの請求書につき1つのPOを保管することも良い方法です。 1つのドキュメントに複数のPOを含める方が便利かもしれませんが、特に1つの問題が発生した場合にAPが予約するのが難しくなります。

6。適切な通貨建ての手形

通貨の不一致は、特に外国企業との取引時に支払遅延が発生する一般的な理由の1つです。

インドのように、外貨での電信送金を処理することを非常に困難にする国もあります。

あなたは、現地とは異なる通貨でお客様に請求している場合には、すべての通貨を国内通貨に換算する必要があります。

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7。アドレス帳を定期的に改訂する

連絡先を最新の状態に保つことは、特にお客様に頻繁に請求することがない場合には非常に重要です。大企業は常にプロセスやデータ管理システムを改善し、多くの場合電子メールアドレスが変更されます。

通常は事前に通知されますが、自動受信メールは受信トレイや迷惑メールとして簡単に失われます。請求書を個人のEメールに送信する場合は、CCに一般的な財務または経理アドレスを含めるようにしてください。人々は出入りしているので、会社ではもはや誰かに手を差し伸べるという間違いをしないでください。

AP会計士は、自分の受信ボックスをしばしば確認しないかもしれません。一般的なチャネルを使用して請求書を送信すると、標準的な期間内にそれらが処理されます。

笑顔でフォローアップ

拒否された請求書や遅れた支払いについてAPにフォローアップするたびに、友好的であることは長い道のりになります。当然、あなたは時間通りにお金を要求する権利を持っていますが、APの書記官とネガティブなトーンを取っても助けにならないでしょう。

問題はおそらく彼らのせいではありません。あなたが共感と親切を示すならば、彼らはあなたのために余分に行く可能性が非常に高いです。彼らの仕事は非常に平凡なので、マシンではなく人々として扱うことがあなたの好意で働くでしょう。