記録保持スケジュール|

私たちはすべて、私たちがビジネス記録を保存し、保護する必要があることを知っています。数年後、私たちが保ってきたこれらの記録はすべて、自分や職員のための作業スペースよりもファイルキャビネットの床面積を増やしていることがわかりました。

良いニュースは、すべてのそれらの記録は永遠に。はい、私たちは永遠に保つ必要があります。私たちは、IRSが私たちとやりとりするまで、私たちだけを守っています。

どのレコードを保管する必要があるか、どのくらいの期間保管するのが少し難しいかを伝えること。一時的な記録を適切に廃棄することは、紙をごみ箱に投げ込むだけでは簡単ではありません。

ここで記録保持スケジュールが出ます。この文書には、あなたのビジネスが作り出すレコードの種類（財務、人事、契約、運営など）が記載されています。 IRSやSarbanes-Oxley Actのような記録を保管しなければならない期間と必要な権限に関する法的要件を特定します。レコードが一般にビジネスオペレーションで活発に使用される期間を記録します。慎重な個人識別データを含むレコードなど、他の情報も含めることができます。

インターネットを検索すると、Millennium Records Managementが提供しているような、レコード保持スケジュールとサンプルに関する豊富な情報を見つけることができます。ただし、サンプルスケジュールは、見た目の一般的な表現に過ぎないことに注意してください。あなたの記録保持スケジュールは、あなたが所在しているあなたのビジネスのタイプ、あなたがビジネスを行っている国や国、株式市場の私的所有であろうと商業株式であろうと、公的機関であるか、政府契約を保持するなど、無数の要因があります。

あなたは、あなたの会計士、弁護士、および/またはプロのレコード管理会社と協力して、あなたを育成し確立することを望みます。あなたの会社の誰もがそれについて知っています。これにより、重要なレコードが実際に最初に保持されるようになります。後で、買掛金請求書の複数のファイルキャビネットがあるとします。リテンションスケジュールでは、これらを6年間保持する必要があると言われていますが、実際には3年間はそのようなことしか体験できないことが実証されています。これを知ることで、オフサイトのストレージや別のストレージメディアを確保するためにこれらのレコードを転送することで、ビジネス/オフィスフロアスペースを解放することができます。

保存期間が終了したレコードを取得したら、処分できます。しかし、私が言ったように、あなたは単にリサイクル缶にそれらを投げることはできません。あなたは処分のための確立されたプロセスを持つ必要があります。はい、古い文書を取り除くために、より多くの文書を作成しなければなりません。

レコードを生成した人々に、レコードが不要になるように署名する必要があります。あなたは、確立された記録保持スケジュールに従って、記録が保存期間の終わりに達したことに注意し、監査、訴訟などにより保存期間が延長されていないことを確認します。

どのように、そして誰によって、文書が破壊されたのか。これは、過去に比べて箱を荷台に運び、紙をゴミ箱の隣にあるシュレッダーに送るのに、これまでより簡単です。近年、携帯シュレッダー会社が急増している。彼らは大型のトラックに取り付けられた紙吹雪シュレッダーをあなたのビジネスに駆り立て、あなたの箱をトラックに運び、彼らの破壊を目撃して、あなたに破壊証明書を渡すでしょう。

記録保存スケジュールを確立、実施、追跡することは、企業が事業継続に必要な重要な記録を保持し、維持することを保証するために、長い道のりになります。最悪の場合、訴訟などに巻き込まれた場合は、定期的に発生し、確立され、承認され、文書化されたプロセスで記録が保持され、破壊されていることを証明し、深夜には

スティーブ・ランゲ

シニア・エディタ

パロ・アルト・ソフトウェア