成功したプロジェクト計画への7つのステップ|計画的な計画の欠如と体系的なアプローチの作成の失敗は、プロジェクトにとって致命的となる可能性があります。このプロジェクト計画策定は、成功を確実にするのに役立ちます。

才能ある人々によって管理されるプロジェクトはなぜ終わるか完了しないのですか？プロジェクトチームは、時には動いているターゲットで撮影していると感じるのはなぜですか？

プロジェクト計画とは

プロジェクト計画とは、目標と範囲、目標、マイルストーン（成果物）を定義するプロセスであり、 ）、各ステップごとにタスクと予算リソースを割り当てることができます。良い計画は関係者全員と簡単に共有でき、定期的に再訪するときに最も便利です。単に計画の概要を説明し、チームと再び話し合うことは決して時間と労力を無駄にする良いレシピです。

プロジェクトの計画は簡単なGoogleドキュメントで行うことも、プロジェクト管理ソフトウェアを使用することもできます。プロジェクト管理ソフトウェアを使用する利点は、通常、すべての文書と成果物を1か所に保存できることと、重要な議論や意思決定を電子メールや余裕をもって失うことを避けることができることです。たとえば、Basecampのようなツールを使用すると、進行状況を追跡したり、いくつかの人とのコラボレーションが必要な会話やアイテムを追跡するのは簡単です。

急速に進んだスタートアップとして、 、それはすべてが最初からあまりにも多くの時間がかかるように見えるかもしれません。しかし、実際にプロジェクト計画を最初から文書化して、それをあなたとあなたのチームを確実に追跡するためのロードマップとして使用すれば、多くの時間とリソースを節約できます。

あなたが始めるのを手伝ってください。

1。あなたの計画をステークホルダーのためのロードマップと考えてください。

すべてのプロジェクトには、プロジェクトの第1段階が完了した後も変更すべきではない明確な目標を持つロードマップが必要です。

プロジェクトマネージャー

または最終的に完了責任を負った人物

• このプロジェクトには、 あなたのチーム（内部）または実際の支払いをしている顧客のことです。
• チーム またはその一部である作戦の担当者
• 各ステークホルダーのニーズと目標を自動的に理解しているとは想定しないでください。あなたのプロジェクト計画を文書化するには、あまりにも先に進む前に、チームにいるすべての人のプロジェクトと能力とリソースを本当に理解しているかどうかを話し合ってください。プロジェクトを成果物のリストに分割する。 すべての成果物のリストを作成する。このリストは、より大きなプロジェクトを特定のチームメンバーに割り当てることができる小さなタスクに分割し、各成果物またはタスクに関連する予定締め切り日を含める必要があります。

各成果物の承認プロセスを理解し、文書化してください。あなたのプロジェクトが外部の顧客のためのものである場合は、社内の承認プロセスが明確であることを確認して、競合する意見の遅れや遅れに驚かないようにしてください。

チームと話す

各成果物またはタスクに関わるすべての個人および/または組織の名前を特定し、その責任を詳細に記述する。そうしないと、ミスコミュニケーションが遅れて、チームメンバーが作業をやり直さなければならない状況につながる可能性があります。

キックオフミーティングを開催して、意図した攻撃計画についてチームに話してください。作業を完了させる最善の方法について考えてもらうように依頼してください。これはあなたがより効率的になるのに役立つばかりでなく、プロセスのオーナーシップをより強く感じるため、バイインを得るのに役立ちます。 Basecampのようなプロジェクト管理ツールを使用すれば、誰もが軌道に乗って文書や会話を一箇所に保存するのに役立ちます。

電子メールを使用してプロジェクトについて話し合う場合は、巨大な会話スレッドを無期限に転送するのではなく、チームメンバーにプロジェクト関連の注意を必要とする電子メールを適切に割り当てることができるチームインボックスメールソリューションの使用を検討してください。 。リスクの特定

プロジェクトに伴うリスクを特定します。期待以上に時間がかかったり、コストが最初に予想したものよりも大きくなった場合には、何をするかを考えてください。

可能性のあるすべての結果に対して特定の行動をとる必要はありません。あなたのチームと時間を過ごし、何がうまくいかないかを考えなければなりません。その後、最初からこれらのリスクを軽減するためにできるだけ多くのことを行うことができます。リスク要因もまた、あなたの予算にいくらかの影響を及ぼします。

5。予算を作成する

マイルストーンと成果物のリストには、プロジェクト費用と予算見積もりに関する情報を添付する必要があります。お金の使い方を正確に特定せずに大きなプロジェクトに大きな金額を割り当てるという衝動に抵抗してください。これは、チームが作業を完了させるために必要なリソースを理解するのに役立ちます。初期予算を設定する際、これらの数値は絶対値ではなく範囲になる可能性があります。

特定の商品については、いくつかの異なる業者からの引用を取得する必要があります。予算制約に基づいて大規模なプロジェクトに変更を加える必要が生じた場合、またはベンダーが期待したものを正確に提供しない場合には、合意されたプロジェクト範囲を予算文書に簡単に文書化すると便利です。

6。マイルストーンを追加する

大きな目標を達成するために完了する必要のあるマイルストーンとタスクを追加するためのフレームワークとして、成果物リストを使用します。プロジェクトチームのメンバーの生産性、可用性、および効率性を考慮して、合理的な期限を設定します。

SMARTフレームワークのマイルストーンを考えます。あなたの目標は次のようなものでなければなりません：

特定：

誰でも理解できる言語で明確かつ簡潔に書かれています。

測定可能：

• 合理的：ストレッチの目標は一つのことであり、あなたの目標、マイルストーン、および成果物についてステークホルダーからのバイインを得ることです。達成不可能な目標を設定しないでください。あなたのチームとステークホルダーのために欲求不満であり、最終的に不可能なことを達成するためにはコストがかかり、時間がかかります。
• 時間ベース：具体的な締め切りを設定します。マイルストーンに関連する期限を変更する必要がある場合は、いつ変更を行ったのかを記録します。チームや関連するステークホルダーに通知することなく、ステルスの変更を避けるか、締め切りを編集する。
• 進捗報告ガイドラインの設定これは、毎月、毎週、または毎日のレポートです。理想的には、すべての関係者が進捗状況を監視できる、オンラインまたはオフラインのプロジェクト用に共同作業スペースを設定するのが理想的です。コミュニケーション計画があることを確認します - 進捗状況をステークホルダーに更新する頻度と、週次会議や毎日の電子メールのように情報をどのように共有するかを記録します。
• マイルストーンを特定したときに設定したフレームワークを使用します。あなたのレポートを導く。進行状況を伝える必要があるたびに、新しいレポートを生成してホイールを再作成したり、時間を無駄にしないようにしてください。 Basecampのようなプロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、インボックスを乱雑にしたり、長いスラックチャットで会話を失うことなく、利害関係者をループに巻き込むことができることを覚えておいてください。効果的なプロジェクト計画と管理の秘訣は、チームとステークホルダー。プロジェクト管理ソフトウェアを使用するかどうかに関わらず、プロジェクトに関連するすべての資料とリソースをどこにどのように保管するかについて考えることができます。幸運！