非営利団体のリスク管理：不正行為を緩和する10の方法

非営利団体は心を正しい場所に置いているかもしれませんが、金融取引を行っている組織のように、詐欺のリスクは常に存在します。 Kelly and Owns、LLCは2008年に国内詐欺行為で840億ドルを見積もったが、最も一般的に挙げられている原因は内部統制の欠如である。教会から慈善団体に至るまで、非営利団体は、腐敗した個人や管理者から身を守るために、適切な予防策を講じなければなりません。私たちは、非営利団体間の不正行為のリスクを軽減するための10の手法を概説しました。この記事では、不正行為の緩和について説明していますが、この非営利セクターの重要な側面を調査する際には、かなりの時間を費やすことをお勧めします。

1.例によるリード

経営者が採用できる最も簡単な手法の1つは、組織の倫理的な原則を明確にすることです。これは、直接的および間接的の2つの方法で行うことができます。従業員の訓練に詐欺対策を組み込むことによって、問題に直接対処します。そのような行動が厳しく監視されることを明らかにし、加害者が法律の完全な範囲で起訴すること。管理的な例でこのメッセージを間接的に強化してください。組織の指導者は、受け入れがたい行動を検出し訓練する際に、常に誠実さと警戒を示すべきである。あなたの組織を妄想的で告発的な体制に変えないでください。しかし、従業員とボランティアに彼らが見守っていることをしっかりと、親切に知らせるようにしてください。

2.分裂と征服

番号には安全性があります。この格言は、通常、敵対的な外界からの防御を示唆していますが、内部からの脅威の検出にも同様に適用できます。これは、組織のあらゆるレベルで小切手を設定する際に留意すべき重要な一般的なガイドラインです。このような方法でタスクを分割することで、複数の個人がお金を処理し監視する必要があります。単独で行動する独身者は、他人が取引に関わったときに詐欺を試みる可能性は低い。例えば、資金調達のイベントの後、現金献金を数え、記録し、預け入れるのに一人の人を割り当てることは貧しい習慣です。

3.銀行口座を強化する

銀行のお金は、それほど守られていないかもしれません。いくつかの簡単な予防策を講じて、資金へのアクセスを厳重に制限する。まず、デビットカードを使用しないでください。デビット・プロテクションは限られており、欠落した金銭は回収するのが難しい場合があります。次に、現金引き出しを禁止するように口座を設定します。現金は滑りやすい物質です。引き出しは、簿記担当者に行われた小切手の形で行われるべきです。これにより、追加のステップが追加され、引出しの追跡と制御が容易になります。

4.綿密な会計

すべての組織は、慎重かつ徹底的に文書化された会計システムを必要とします。おそらく、疑わしい活動を検出する最も簡単な方法です。効果的なシステムを設定するということは、単にすべてを記録することを意味します。どのような小規模であっても、あらゆる金融取引を書き留める手段を標準化する。誰がいつ何をするのかを記録する。募金募金の例では、誰がお金を集めるか、誰がお金を数えるか、誰が 再 貨幣を預金し、預金します。透明な用紙の軌跡を簡単に設定して、元に戻ってください。あなたの操作の規模によっては、非営利の会計専門家を雇うことは悪い考えではないかもしれません。

5.クレジットカードを使用する

あなたの組織は、ビジネスクレジットカードの使用により利益を得る可能性が高いでしょう。現金と小切手は必ずしも実用的ではありません。前述したように、デビットカードは良い考えではありません。信用はより良い保護を持っており、詐欺の場合には資金を浪費しません。クレジットカードを使用する際の鍵は領収書を保管することです。購入するたびに、必ず領収書を調達し、文書化し、提出してください。各請求期間の終わりに、領収書を再度確認し、合計金額が明細書の金額に加算されていることを確認します。

6.スクリーニングの従業員

信頼できるチームを組み立てることは明らかです。これには、潜在的な雇用者のバックグラウンドチェックが含まれます。申請者に違法行為の履歴があるかどうかを調べてください。そうすることで、問題の世界を救うことができます。また、参照を要求し、実際にそれらに連絡してください。いくつかの信頼できる情報源が申請者を保証できるなら、それは素晴らしいスタートです。面接の時間を使って詐欺の問題に取り組んでください。あなたは簡単な会話を通して応募者の性格を読むことができます。詐欺に関する架空のシナリオを通して彼または彼女を歩いてください。これにより、申請者の思考プロセスが通知され、組織がそのような問題を真剣に受け止めているというメッセージが送信されます。

7.予算を設定する

これ以上基本的なことはできません。予算を設定してそれに固執する。これは実際にそこに行く前にあなたのお金がどこに行くのかを知る方法です。期待を作成することで、あなたのお金がどこに向かうべきかを確認し、状況の現実と比較することができます。予算の超過は、過剰支出を防ぐのに役立ちます。各カテゴリにどのくらいの金額を費やすべきか分かり、相違点をよりよく認識できるようになります。時間が掛かるにつれて予算を調整する必要があります。それはいいです。しかし、将来の資産の予測可能性にかかわらず、常に最善の見積もりに基づいて予算を進めてください。

8.監査

定期的な驚きの監査は、組織の財務を検証するのに役立ちます。詐欺を検出する唯一の目的では実行されませんが、監査はお金の流れを見直す上で役立ちます。すべての組織が監査を受けられるわけではありません。このような場合は、別の外部当事者を使用して、会計情報と取引履歴を確認してください。外部の当事者は、必要性の高い第2セットの目として行動し、見落としを検出するのに役立ちます。実際に詐欺を検出することに加えて、このようなレビューは防止策として倍増し、社員が誤ったステップを積極的に監視していることを従業員に知らせる。

9.小切手の署名

組織の名前で書かれた小切手に2つの署名を要求すると、少なくとも2人が取引を審査し、承認したことが保証されます。再び、これは労働を分割し、取引を完了するのに必要な人数を増やすことに戻る。監督なしで小切手を書くことが許可されている人は、詐欺の扉が広く開いています。可能であれば、ブランクチェックも避けるべきです。

10.小銭入れ

非営利団体の財政のすべてのレベルで不正行為を減らしています。ほとんどの組織は、小規模な、しばしば予測不可能な取引のために小額の現金を供給しています。小額の現金がどのように費やされたかを見失うこと間違いをしないでください。はい、それは通常雑貨を対象としていますが、ドル紙幣の形になっているので、小額の現金は乱用しやすいです。領収書を保持し、支出の厳しい記録を維持する。小規模な取引を慎重に管理することは、より害のあるレベルでの詐欺を防止します。